Holdingselskap og driftsselskap forklart

Kort svar

Holdingselskapet eier aksjer, mens driftsselskapet normalt har kunder, ansatte, avtaler og den løpende forretningsrisikoen. Det praktiske arbeidet blir vesentlig enklere når ansvar, frist og underlag er avklart på forhånd. Denne guiden om holdingselskap og driftsselskap viser derfor både hva som må gjøres og hvordan du kan se at oppgaven er fullført på en sporbar måte.

Rammene du må kjenne

Et holdingselskap er vanligvis et aksjeselskap som eier aksjer i ett eller flere andre selskaper. Det er ikke en egen organisasjonsform og har derfor de samme grunnleggende pliktene som andre AS: styre, generalforsamling, skattemelding, årsregnskap og aksjonærregisteroppgave. Fritaksmetoden kan få betydning for utbytte og gevinst, men den har vilkår og unntak som må vurderes konkret.

God dokumentasjon gjør holdingselskap og driftsselskap mindre personavhengig. Hvis en annen må fullføre oppgaven, skal vedkommende kunne se status uten å begynne analysen på nytt.

Slik går du frem

1. Plasser operative avtaler i driftsselskapet

Plasser operative avtaler i driftsselskapet. Sørg for at tilgang og signeringsrett er avklart der det kreves. Arbeidet med holdingselskap og driftsselskap kan være faglig ferdig, men likevel stoppe hvis riktig person ikke får kontrollert eller sendt. Test derfor roller og innlogging før fristen, ikke på selve leveringsdagen.

2. Dokumenter holdingens eierskap

Dokumenter holdingens eierskap. Avslutt med en enkel fireøynekontroll eller en ny gjennomgang etter en pause. Ved holdingselskap og driftsselskap bør kontrolløren bruke kildedokumentene, ikke bare lese det som allerede er fylt ut. Det gir større sjanse for å finne utelatelser og uriktige forutsetninger.

3. Bruk separate bankkontoer og regnskap

Bruk separate bankkontoer og regnskap. Finn først originaldokumentet som underbygger dette punktet, og noter relevant beløp, dato og part. I arbeidet med holdingselskap og driftsselskap er et tydelig kildespor mer verdifullt enn et tall som bare ser rimelig ut. Avklar eventuelle mangler før neste steg.

4. Avklar transaksjoner mellom selskapene

Avklar transaksjoner mellom selskapene. Sett opp en liten avstemming mellom underlaget, regnskapet og det som tidligere er rapportert. Når holdingselskap og driftsselskap viser ulike verdier i to kilder, skal forskjellen undersøkes, ikke rundes bort. Rett helst feilen der den oppsto, slik at alle senere oversikter oppdateres.

Vanlige feil du bør unngå

• Å fakturere drift fra feil selskap. Be om hjelp tidlig dersom dette krever en særskilt vurdering av holdingselskap og driftsselskap.
• Å betale hverandres kostnader uten mellomværende. Ta vare på både rettingen og forklaringen, slik at holdingselskap og driftsselskap kan etterprøves.
• Å glemme styrebehandling i begge selskaper. Kontroller kilden før dette får påvirke holdingselskap og driftsselskap og senere rapportering.

Den beste rettingen er den som begynner i grunnlaget. Hvis ett av punktene over gjelder, bør du undersøke hvilke dokumenter, år og rapporter som bygger på samme opplysning. Da unngår du at en isolert endring skaper et nytt avvik et annet sted.

Dokumentasjon og siste kontroll

For holdingselskap og driftsselskap er et godt kontrollspor en sammenhengende kjede fra originalbilag til ferdig rapport. Nummerer gjerne avstemminger og henvis til dem fra sjekklisten. Hvis du gjør en retting, skal gammel og ny verdi, årsak, dato og berørte oppgaver fremgå tydelig.

Hvordan Cendio gjør prosessen enklere

Små holdingselskaper har ofte få bilag, men rapporteringen forsvinner ikke av den grunn. Cendio er laget for å gjøre de faste oppgavene forståelige også når aktiviteten hovedsakelig består av aksjer, utbytte og mellomværender. En samlet oversikt gjør det enklere å skille dokumentasjon i holding- og driftsselskap.

Bruk Cendio som arbeidsflyt for holdingselskap og driftsselskap, ikke som en erstatning for selskapets dokumentasjon. Når hvert svar kobles til riktig grunnlag og åpne avvik blir synlige, kan eier og eventuell rådgiver samarbeide mer effektivt.

Ofte stilte spørsmål

Hva er det viktigste å kontrollere ved holdingselskap og driftsselskap?

Start med «plasser operative avtaler i driftsselskapet» og kontroller deretter «dokumenter holdingens eierskap». Holdingselskapet eier aksjer, mens driftsselskapet normalt har kunder, ansatte, avtaler og den løpende forretningsrisikoen. Den endelige løsningen bør kunne spores til underlaget, og totalsummene må stemme før du går videre til signering, vedtak eller innsending.

Når bør jeg be om faglig hjelp?

Be om hjelp dersom du er usikker på «å fakturere drift fra feil selskap», hvis store beløp mangler dokumentasjon, eller hvis samme forhold påvirker flere selskaper eller tidligere år. Formuler spørsmålet konkret og legg ved avstemmingen; da blir rådgivningen om holdingselskap og driftsselskap mer presis og effektiv.